anzasoft.pl
Pobieranie programów | Jak kupić? | Referencje | Firma | Kontakt
Strona główna

Umowy cywilnoprawne - bez niedomówień!
Pozostałe wybrane zagadnienia kadrowo-płacowe

Obecnie coraz częstszą formą zatrudniania pracowników są umowy: zlecenia, agencyjne i o dzieło. Podstawową wspólną właściwością tych umów jest to, ze są one regulowane przez kodeks cywilny, czyli inaczej mówiąc, są to umowy cywilnoprawne. Zatrudnionym wykonującym pracę na podstawie tych umów nie przysługują prawa pracownicze przewidziane kodeksem pracy. W przypadku sporów dotyczących tych umów do ich rozpatrzenia właściwe są sądy cywilne.
Osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, nawet jeżeli podlegają z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, nie maja takiej ochrony i uprawnień do różnych świadczeń, jakie zapewnia umowa o pracę, np. urlopy, nagrody jubileuszowe, odprawa emerytalna, nagrody z zakładowego funduszu nagród, świadczeń z funduszu socjalnego, uprawnienia branżowe, itp. Dodatkowo, umowy cywilnoprawne nie określają czasu pracy i nie gwarantują minimalnego wynagrodzenia obowiazującego w przypadku pracowników. Zarówno okres, na jaki umowa zostaje zawarta, jak i wynagrodzenie sa ustalane w porozumieniu między stronami (zwykle w formie pisemnej).

Zgodnie z kodeksem cywilnym, każda umowa powinna określać:

  1. rodzaj umowy, przy czym informacja zawarta w nazwie powinna pokrywać się z treścią umowy,
  2. czas, na jaki umowa została zawarta,
  3. datę rozpoczęcia i zakończenia wykonywania umowy,
  4. rodzaj (zakres) i miejsce wykonywania działalności (z wyjątkiem umów o dzieło),
  5. zasady i sposób wynagradzania za wykonanie określonych w umowie czynności lub określonego dzieła.
Umowa zlecenia

Umowa agencyjna

Umowa o dzieło

Umowa o prawa autorskie

Rozliczanie umów cywilnoprawnych z ZUS

Rozliczanie umów cywilnoprawnych z urzędem skarbowym

Wybór rodzaju umowy należy do stron. Warto jednak pamiętać, że od czerwca 1996 r. do art. 22, §1 kodeksu pracy wprowadzono zapis (§11), który w znacznym stopniu ograniczył swobodę zawierania umów cywilnoprawnych. Zgodnie z tym zapisem zatrudnienie pracownika na warunkach okreslonych w art. 22, §1 jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.

Tak więc o tym, z jakim stosunkiem prawnym (umową) mamy do czynienia decyduje nie formalna nazwa umowy, tylko jej treść. Np. z treści umowy wynika, że czynności mają być wykonywane w systemie zmianowym lub wykonywana praca ma przebiegać pod stałym nadzorem zleceniodawcy, to niezależnie od tego jak umowa zostanie nazwana, zostanie ona zakwalifikowana jako umowa o pracę, a na pracodawcę(zleceniodawcę), z tytułu nieprawidłowego jej rozliczenia mogą przez urząd skarbowy zostać nałożone kary.

Sekwencje czynności w celu rozliczania umów cywilnoprawnych opisują poniższe tematy:

Jak rozliczać umowy cywilno-prawne?

Jak rozliczać umowy NIE określone kwotowo, godzinowo, akordowo lub prowizyjnie?

Umowa zlecenia

Umowę zlecenia regulują prawnie artykuły od 734 do 751 kodeksu cywilnego. W tej umowie osoba fizyczna przyjmująca zlecenie (zleceniobiorca) zobowiązuje się do wykonania w ciągu określonego czasu, określonej czynności prawnej na rzecz dającego zlecenie (zleceniodawcy). Przedmiotem umowy może być każda czynność wykonywana w ramach swiadczenia uslug np. prowadzenie szkoleń i kursów, prowadzenie punktu konsultacyjnego, punktu sprzedaży, akwizycja, pilotaż wycieczek turystycznych, maszynopisanie, korekta tekstów, prowadzenie ksiąg rachunkowych czy sprzątanie. Zleceniodawcą może byc podmiot prowadzący działalność w dowolnej formie np. zakład pracy państwowy, spółdzielczy, społeczny, prywatny, z udziałem kapitału zagranicznego, a nawet osoba fizyczna.

Umowa zlecenia jest umową starannego działania. Zleceniobiorca jest zobowiązany do dołożenia należytej staranności przy wykonywaniu zlecenia. Nie ponosi on jednak odpowiedzialności za rezultat, czyli za to czy podejmowane przez niego czynności doprowadziły do osiagnięcia zakładanych skutków. Sposób i miejsce wykonania zlecenia powinny być określone w umowie. W sytuacji, gdy zleceniobiorca w celu wykonania umowy musi odbyć podróż służbową, zleceniodawca zwraca mu koszty delegacji na takich samych zasadach jak pracownikowi. W takim przypadku wskazane jest, aby umowa zawierała klauzulę dotyczącą zwrotu kosztów. Wówczas diety i inne należności, otrzymane przez zleceniobiorcę w związku z odbyciem podrózy służbowej, sa na mocy art. 21, ust. 1, pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnione od podatku dochodowego.

Przyjmujacy zlecenie powinien wykonywać umowę osobiście. Czynności wynikające ze zlecenia może on powierzyć osobie trzeciej tylko wtedy, gdy wynika to z umowy lub ze zwyczaju albo gdy jest do tego zmuszony przez okoliczności. W każdym z tych wypadków jest on zobowiązany do niezwłocznego zawiadomienia zleceniodawcy o swoim zastępcy i o miejscu jego zamieszkania. Wówczas za wykonanie zlecenia odpowiedzialny jest względem dającego zlecenie zastepca zleceniobiorcy. Zleceniobiorca odpowiada wtedy tylko za brak należytej staranności przy wyborze zastępcy. Jeżeli jednak z umowy wynika, ze przyjmujący zlecenie ponosi odpowiedzialność za czynności swego zastępcy jak za swoje własne czynności, to ich odpowiedzialność jest solidarna.

O ile strony umowy zlecenia nie ustaliły inaczej, to za wykonanie zlecenia zleceniobiorcy należy się wynagrodzenie, które może być określone kwotowo, w stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie. Wynagrodzenie to należy sie zleceniobiorcy dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba ze z umowy lub z przepisów szczególnych wynika inaczej. Z upływem lat dwóch przedawniają się:

  1. roszczenia o wynagrodzenie za spełnione czynności i o zwrot poniesionych wydatków przysługujące osobom, które stale lub w zakresie działalności przedsiębiorstwa trudnią się czynnościami danego rodzaju; to samo dotyczy roszczeń z tytułu zaliczek udzielonych tym osobom;
  2. roszczenia z tytułu utrzymania, pielęgnowania, wychowania lub nauki, jeżeli przysługują osobom trudniącym się zawodowo takimi czynnościami albo osobom trzymującym zakłady na ten cel przeznaczone.
Umowa agencyjna

Umowę agencyjną regulują prawnie artykuły od 758 do 763 kodeksu cywilnego. Umowa ta zobowiązuje przyjmującego zlecenie, zwanego agentem, do stałego pośredniczenia przy zawieraniu umów określonego rodzaju na rzecz dającego zlecenie lub do zawierania takich umów w jego imieniu, za odpowiednim wynagrodzeniem. Umowa agencyjna jest zatem umową o świadczenie usług, z tą jednak róznicą od umowy zlecenia, że agent, pełniąc swoje obowiązki, zachowuje samodzielność. Czynności w zakresie powierzonych mu spraw agent wykonuje osobiście, dbając o zabezpieczenie praw swojego zleceniodawcy. Przykładem działalności prowadzonej w oparciu o umowe agencyjna są czynności wykonywane przez agenta ubezpieczeniowego.

Umowa agencyjna może przyjmować różne formy np. pośrednictwa, przedstawicielstwa albo umowy zawierającej zarówno elementy pośrednictwa, jak i przedstawicielstwa. Rodzaj umowy i zakres wykonywanych czynności muszą wynikać z jej treści (za wyjątkiem art. 759 kodeksu cywilnego). Umowa agencyjna może również ograniczać zakres terytorialny działania agenta. Elementem charakterystycznym dla umowy agencyjnej typu posrednictwa jest ciaglosc swiadczenia uslug okreslonych w umowie. Agent pośrednik ma za zadanie czynnie współdziałać przy zawieraniu umów, działając na rzecz dającego zlecenie, ale nie w jego imieniu. Z kolei w umowie agencyjnej o charakterze przedstawicielstwa agent zobowiązuje sie do zawierania umów w imieniu dającego zlecenie.

Za wykonywane czynności agent otrzymuje wynagrodzenie (prowizję), która najczęściej jest określona w umowie lub w taryfie obowiazujacej u danego pracodawcy. Jeżeli umowa ma być wykonywana częściami, agentowi należy się prowizja w miarę wykonywania umowy. Okres obowiązywania umowy agencyjnej może być z góry określony lub nieokreślony.

Umowa o dzieło

Umowę o dzielo regulują prawnie artykuły od 627 do 646 kodeksu cywilnego. W tej umowie jedna strona zobowiązuje sie do wykonania określonego w zamówieniu dzieła w przewidzianym terminie, w dowolnym czasie i miejscu, zaś druga strona odbiera dzieło i wypłaca wynagrodzenie za jego wykonanie. Tę forme umowy stosuje sie przy wykonywaniu prac, których efektem jest jakaś konkretna rzecz (dzieło). Przedmiotem umowy o dzieło może być np. wykonanie projektu architektonicznego, napisanie książki, utworu muzycznego, przygotowanie i wygłoszenie wykładu, stworzenie rzeźby, namalowanie obrazu, przetłumaczenie konkretnego tekstu, sporządzenie analizy, przygotowanie opinii, wykonanie dekoracji czy napisanie programu komputerowego.

Zamawiający może postawić wykonawcy określone wymagania i udzielić mu wskazówek co do parametrów, jakim powinno odpowiadać dzieło. Wykonawca umowy (dzieła) nie musi przeprowadzać swoich prac osobiście, jednak ponosi on pełną odpowiedzialność materialną za szkody powstałe w związku z wadliwym lub nieterminowym wykonaniem dzieła. Wynagrodzenie za wykonanie dzieła, od którego w przypadku umowy o dzieło strony nie mogą odstąpić, może zostać ustalone na podstawie zestawienia planowanych prac i przewidywanych kosztów (wynagrodzenie kosztorysowe), ryczałtowo lub kwotowo. Jeżeli dzielo ma być oddawane częściami, a wynagrodzenie zostało określone za każdą część z osobna, wówczas wynagrodzenie należy się twórcy z chwilą zakończenia i oddania zamawiającemu kazdej z części. Jeżeli wysokość wynagrodzenia za wykonanie dzieła nie została określona w umowie, rozstrzyga sie w razie wątpliwości, że strony miały na myśli zwykłe wynagrodzenie za dzieło tego rodzaju.

Wszelkie roszczenia wynikające z umowy o dzieło przedawniają się po upływie dwóch lat od dnia oddania dzieła. Jeżeli dzieło nie zostało oddane, to przedawniają się one od dnia, w którym zgodnie z treścią umowy miało być oddane.

Umowa o prawa autorskie

Forma stosunku prawnego w ramach którego wykonywane są prace twórcze nie ma znaczenia dla kwalifikacji tych prac w zakresie wysokości kosztów uzyskania przychodów. Może to być zawarta z pracownikiem umowa o pracę, umowa zlecenia, umowa o dzieło lub inna umowa o świadczenie usług, zarówno unormowana w kodeksie cywilnym, jak też nienazwana lub o charakterze mieszanym. O zastosowaniu określonych kosztów decyduje zatem wyłącznie fakt uzyskania przychodu za wykonanie czynności lub utworu będącej przedmiotem prawa autorskiego pod warunkiem możliwości ustalenia jego wysokości.

Przedmioty prawa autorskiego są wymienione w ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 1994r. Nr 24, poz. 83 z późn. zm.):

Art. 1. 1. Przedmiotem prawa autorskiego jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia (utwór).

2. W szczególności przedmiotem prawa autorskiego są utwory:

1) wyrażone słowem, symbolami matematycznymi, znakami graficznymi (literackie, publicystyczne, naukowe, kartograficzne oraz programy komputerowe),

2) plastyczne,

3) fotograficzne,

4) lutnicze,

5) wzornictwa przemysłowego,

6) architektoniczne, architektoniczno-urbanistyczne i urbanistyczne,

7) muzyczne i słowno-muzyczne,

8) sceniczne, sceniczno-muzyczne, choreograficzne i pantomimiczne,

9) audiowizualne (w tym wizualne i audialne).

3. Utwór jest przedmiotem prawa autorskiego od chwili ustalenia, chociażby miał postać nie ukończoną.

4. Ochrona przysługuje twórcy niezależnie od spełnienia jakichkolwiek formalności.

Ustawa o prawie autorkim wyróżnia trzy sytuacje w których pracownik tworzy na rzecz pracodawcy utwory w ramach stosunku pracy:

  1. Tworzenie wszelkich kategorii utworów, z wyjątkiem tych do których odnoszą się przepisy szczególne (art. 12),
  2. Przepis szczególny dotyczący tworzenia utworów na rzecz instytucji naukowych (Art. 14),
  3. Przepisy szczególne dotyczące programów komputerowych (art. 74, ust. 3).
Sytuacje 1 i 3 znajdują szerokie zastosowanie w zakładach pracy.

Konieczne jest wyodrębnienie honorariów autorskich. Pracodawca zatrudniający pracownika twórcę powinien rozgraniczyć otrzymywane przez tego pracownika wynagrodzenie na wynagrodzenie zasadnicze oraz honorarium autorskie.

Rozliczanie umów cywilnoprawnych z ZUS

Obowiązek naliczania i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu umów cywilnoprawnych zależy od rodzaju zawartej umowy oraz od sytuacji prawnej, w której znajduje się zleceniobiorca (wykonawca dzieła).

Umowy o dzieło nie powodują obowiązku ubezpieczenia emerytalno-rentowego, gdy zwierane są z:

  1. osobami niezależnymi, których nie łączy z nikim stosunek pracy,
  2. osobami, które, będąc pracownikami, świadczą równocześnie pracę na podstawie umowy o dzieło, ale pod warunkiem, że podmiot, z którym została zawarta umowa nie jest pracodawcą pozostającym z wykonawcą umowy w stosunku pracy,
  3. emerytem lub rencistą, dla którego jest to jedyne źródło utrzymania lub dodatkowe do stosunku pracy z innym pracodawcą.
Osoby wykonujące pracę na podstawie umowy o dzieło, które z tego tytułu nie są objęte obowiązkowo ubezpieczeniami społecznymi, nie podlegają również obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego. Zgodnie z art. 9, ust. 1 ustawy o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym mogą się one ubezpieczać dobrowolnie.

Umowy zlecenia i agencyjne, do których zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące umowy zlecenia powodują obowiązek objęcia ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi, jeżeli zawarte są z:
  1. osobami, dla których jest to jedyny tytuł do ubezpieczeń społecznych,
  2. emerytami i rencistami, jeżeli wykonują pracę wyłącznie na podstawie ww. umów,
  3. osobami przebywającymi na urlopie wychowawczym lub pobierającymi zasiłek macierzyński,
  4. osobami, które oprócz pracy na podstawie ww. umów są pracownikami u innego pracodawcy lecz osiągany przez nie przychód ze stosunku pracy w przeliczeniu na pełny miesiąc jest mniejszy od kwoty najniższego wynagrodzenia.
W sytuacji, gdy w umowie zlecenia lub agencyjnej odpłatność za jej wykonywanie została określona kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej, akordowej albo prowizyjnie, wówczas podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zleceniobiorców ustala sie zgodnie z art. 18, ust. 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W pozostałych przypadkach podstawę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi kwota zadeklarowana przez zleceniobiorcę, nie niższa jednak niż kwota najniższego wynagrodzenia (art. 18, ust. 7).

W sytuacji, gdy osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę zawarła (po 14 stycznia 2000 r.) umowe agencyjną, umowe zlecenia lub inna umowe o świadczenie usług, albo umowę o dzieło z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, to na mocy art. 8, ust. 2a ustawy dla potrzeb tej ustawy jest traktowana jak pracownik z tytułu wszystkich umów zawartych z tym pracodawca. Zatem zgodnie z art. 6, ust. 1 tej samej ustawy podlega ona obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym nie tylko z tytułu umowy o pracę, ale również z pracy świadczonej na podstawie umów cywilnoprawnych. Zgodnie z art. 18, ust. 1 ustawy podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tych osób uwzglednia sie wszystkie przychody, czyli wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnoprawnej łączy się z wynagrodzeniem z tytułu umowy o prace. Od tej sumy, przy uwzględnieniu ograniczenia zgodnie z art. 19, pobiera się składki na ubezpieczenia społeczne. Składkę na ubezpieczenie zdrowotne oblicza się po pomniejszeniu podstawy o skladki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe potracone ze srodków pracownika (art. 21, ust. 2c).

Warto zauważyć, że honoraria autorskie wypłacone w ramach stosunku pracy stanowią podstawę do obliczania tzw. składników pochodnych, m.in. podstawy wymiaru zasiłku chorobowego oraz podstawy wynagrodzenia urlopowego. W przypadku podstawy wymiaru zasiłku chorobowego istotne jest zastrzeżenie, że honorarium nie może być wypłacane za okresy gdy pracownik przebywa na zwolnieniu (np. zgodnie z zakładowymi lub ponadzakładowymi przepisami o wynagradzaniu). W przeciwnym wypadku honorarium nie wchodzi do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

Rozliczanie umów cywilnoprawnych z urzędem skarbowym

Wynagrodzenie otrzymywane na podstawie umów cywilnoprawnych, pod warunkiem zachowania przepisu art. 13, pkt 8. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zalicza się do przychodów z tytułu działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10., ust. 1., pkt 2. tej ustawy. Zgodnie z art. 13, pkt 8, aby przychody z tytułu osobistego wykonywania usług w ramach umowy zlecenia, agencyjnej lub umowy o dzieło można było dla celów podatkowych zakwalifikować do przychodów z osobiście wykonywanej działalności, muszą one być uzyskiwane wyłącznie od:
  1. osoby prawnej, jednostki organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej lub przedsiębiorcy - jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb tych podmiotów i tego samego rodzaju usług nie wykonuje na rzecz ludności,
  2. wlasciciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale sa wynajmowane lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora - jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością.
W myśl przepisu art. 11, ust. 1 ustawy przychody z tytułu zawartych umów cywilnoprawnych powstają w chwili otrzymania lub postawienia ich do dyspozycji podatnika. Na mocy art. 41, ust. 1 ustawy, wymienieni w tym przepisie platnicy, którzy dokonuja wyplat naleznosci z tytulu umów cywilnoprawnych (działalnosci określonej w art. 13, pkt 2 i 5-8) są zobowiązani do pobierania zaliczki na podatek dochodowy. Wysokość tej zaliczki wynosi 20% należności pomniejszonej o koszty uzyskania przychodów i o składki na ubezpieczenia społeczne potrącone zgodnie z przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych. Wysokość kosztów uzyskania niektórych przychodów została określona w art. 22, ust. 9 ustawy w następującej wysokości:
  1. 20% uzyskanego przychodu z tytułu umowy zlecenia i umowy o dzieło,
  2. 50% uzyskanego przychodu, jeżeli przedmiotem zawartej umowy jest czynność będąca przedmiotem prawa autorskiego w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. W myśl tej ustawy 50% koszty uzyskania przychodu przysługują, gdy przedmiotem umowy jest: a) przeniesienie prawa własności przez pierwszego właściciela lub twórcę korzystającego z praw autorskich i praw pokrewnych albo rozporządzanie tymi prawami, b) opłata licencyjna za przeniesienie prawa otrzymana w pierwszym roku trwania licencji od pierwszej jednostki, z która zawarto umowe licencyjna.
Jeżeli podatnik udowodni, ze koszty uzyskania przychodów byly wyższe niz wynikające z zastosowania ustawowej stawki procentowej, wówczas koszty uzyskania przyjmuje się w wysokości kosztów faktycznie poniesionych.

Płatnik, na wniosek podatnika, może obliczać i pobierać w ciągu roku podatkowego zaliczki wyższe niż obliczone w wysokości 20% dochodów. Jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że wykonywane przez niego usługi wchodzą w zakres prowadzonej działalności gospodarczej, o której mowa w art. 10, ust. 1, pkt 3 ustawy, zwolni on płatnika z obowiązku poboru i odprowadzania zaliczek.

Poprawnie obliczoną zaliczkę podatku dochodowego pomniejsza się, z zastrzeżeniem art. 27b, ust. 2 o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane przez płatnika zgodnie z przepisami o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym.

W sytuacji, w której kwota należności, na którą została zawarta umowa zlecenia z osobą niebędącą pracownikiem płatnika nie przekracza określonej wartości progowej (w 2001 roku 136zł), wtedy kwoty tej nie łączy się z dochodami (przychodami) z innych zródeł i pobiera się od niej podatek w formie ryczałtu w wysokości 20% przychodu. Podatek ten pobiera się bez pomniejszania przychodu o koszty uzyskania (art. 30, ust. 1 i 3).

Zgodnie z art. 42 ustawy, kwoty pobranych zaliczek płatnicy mają obowiązek przekazać w terminie do 20 dnia miesiąca nastepującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczkę - na rachunek urzędu skarbowego właściwego według siedziby płatnika. Kwoty pobranego zryczałtowanego podatku w terminie do 7 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano podatek – na rachunek urzedu skarbowego wlasciwego dla siedziby platnika.

Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości związane z powyższym opisem, daj nam znać. Dziękujemy!